+32 (0)2 895 67 90 info@in2cloud.be

Samenwerkingstools

Digitaal samenwerken: hoe kies je de juiste online tool?

Door corona werd thuiswerk de norm. Maar… wat met die briefing? En dat geplande overlegmoment? Als de coronacrisis ons iets leerde, dan is het wel dat virtueel samenwerken prima haalbaar is. Er zijn heel wat goede online samenwerkingstools beschikbaar. De ene biedt al wat meer opties dan de andere. Het is belangrijk om een tool te kiezen die goed aansluit bij de noden van je bedrijf.

Door de bomen de juiste tool zien

De markt biedt tal van geavanceerde samenwerkingstools aan. Allen bieden ze uitgebreide mogelijkheden om virtueel met je collega’s of externen aan de slag te gaan. Online vergaderen met camera en audio, bestanden delen tijdens het overleg en daarbij chatten? Het kan allemaal. Zelfs het overleg opnemen behoort tot de mogelijkheden. Digitaal samenwerken kan ook via FaceTime en Whatsapp, maar hier zijn de mogelijkheden veel beperkter.

Checklist voor de juiste online samenwerkingstool

Geavanceerde tools bieden tal van mogelijkheden, maar welke zijn nuttig voor jouw organisatie? Hierbij alvast een paar punten die je als bedrijf moet overwegen:

◻ Bellen met camera en audio (zogenaamde video calls)

◻ Deelnemers aan online overleg tijdelijk indelen in kleinere werkgroepjes

◻ Externen laten deelnemen aan meetings

◻ Brainstormen en workflows uitwerken via een digitaal whiteboard

◻ Chatten tijdens het overleg

◻ Mailbox koppelen

◻ Agenda’s en taken inplannen

◻ Samenwerken aan documenten en projecten

◻ Documenten opslaan en delen

◻ Computer van anderen overnemen

Wat is er nog nodig voor een goede online samenwerking?

Virtueel samenwerken is prima haalbaar, maar een goede software alleen is niet voldoende. Deze zaken heb je ook nodig: 

 

  • Video calls stellen specifieke eisen aan hardware. Smartphones, laptops en andere hardware moeten uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. Een (draadloze) headset neemt veel storende achtergrondgeluiden weg.
  • Je internetverbinding moet sterk genoeg zijn. Een zwakke internetverbinding belemmert vlot samenwerken.
  • Weet je dat je medewerkers via Voice over IP (VoIP) van thuis uit kunnen bellen vanuit het vaste bedrijfsnummer en hierop kunnen gebeld worden? Dit kan zeer snel en eenvoudig geregeld worden.
  • Goede afspraken maken goede vrienden. Welke digitale tools mogen medewerkers gebruiken? Welke niet? Als bedrijf wil je de controle behouden over de platformen en de cyberbeveiliging garanderen. Kies daarom één of slechts enkele tools die iedereen gebruikt.
  • Maak afspraken over waar informatie opgeslagen wordt. Is dat op Teams, OneDrive, Sharepoint of ergens anders? Het kan niet de bedoeling zijn dat op den duur niemand in je bedrijf nog weet waar bepaalde documenten terug te vinden zijn.

Welke tool is het best geschikt voor online samenwerking in jouw bedrijf?

Wij zoeken het graag met jou uit.